“Conheça seu cliente” – É um conjunto de documentos, um Dossiê, a identificação e due diligence de clientes implicam que empresas e instituições que são ativas no setor de serviços financeiros precisam fazer a due diligence dos clientes para conferir sua identidade e evitar roubo de identidade, fraude, lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo. Leis e regulações rígidas impostas por governos do mundo inteiro forçaram empresas a olhar com mais atenção para suas operações e para as relações que promovem a fim de administrar proativamente sua exposição a riscos. Regulações nacionais e internacionais sobre lavagem de dinheiro (Anti-Money Laundering – AML), e exigências incluídas em outras regulações, como a Alternative Investment Fund Managers Directive (AIFMD), a Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) e o Common Reporting Standard (CRS), têm exigências de KYC que afetam empresas do mundo inteiro.
As empresas precisam ter certeza de que seguem os procedimentos de compliance adequados para atender às crescentes exigências regulatórias. Para empresas com operações internacionais, uma estrutura de compliance robusta é uma necessidade. É preciso assegurar que cada território tenha supervisão de gestão suficiente e que as exigências de KYC estejam sendo cumpridas tanto em nível nacional como internacional.
As empresas precisam analisar (novos) clientes de acordo com uma série de critérios. Por exemplo, elas têm que investigar se o cliente enfrenta alguma sanção, se está em alguma lista de atenção ou se é uma pessoa politicamente exposta (PEP). Além disso, procedimentos de KYC precisam ser seguidos, o que envolve verificações de indivíduos por meio de checagem de passaporte, entre outras coisas. Também é preciso examinar registros corporativos para determinar o beneficiário efetivo das empresas com que trabalham (registro UBO). Isso significa que muita documentação oficial precisa ser solicitada, examinada e arquivada corretamente e pontualmente. É desnecessário dizer que isso requer tempo, conhecimento local e impõe um pesado encargo administrativo sobre as organizações no mundo todo.
Quando os reguladores desconfiam que as empresas não estão em compliance com as obrigações de KYC ou quando empresas perdem prazos, elas se arriscam a ser alvo de investigações demoradas por parte das autoridades. Empresas sob o âmbito de AML, AIFMD, FATCA e CRS arriscam-se a multas altas se não cumprirem as exigências de KYC (Know Your Customer) de maneira correta e pontual. Essas multas, altas por natureza e ainda crescentes, podem ser o menor dos problemas com que se depara uma empresa que não atenda as exigências. Pode ser imposta uma restrição à venda de produtos ou serviços específicos pela empresa. Em alguns países, o não compliance pode resultar até em prisão dos responsáveis, variando de 5 a 20 anos dependendo da natureza dos crimes. Ao lado dessas penalidades com frequência duras, o não compliance com as exigências de KYC pode prejudicar seriamente a imagem pública de uma empresa.
KYE / KYP
Na verdade, não. As práticas de KNOW YOUR EMPLOYEE (KYE) E KNOW YOUR PARTNER (KYP) também vêm ganhando corpo como forma de evitar fraudes e desfalques, especialmente dentro de empresas e corporações. A maioria das fraudes na iniciativa privada, a despeito de envolver clientes e entes externos ou não, geralmente conta com participação ativa de funcionários e parceiros e fornecedores, ou pelo menos algum grau de facilitação por essas partes.
Normas internas de compliance em grandes empresas e companhias de capital aberto, por exemplo, já incluem pesadas políticas de admissão e contratação e de cadastro e qualificação de fornecedores, entre outros. Contudo, fraudes não ocorrem apenas em gigantes, e políticas de KYE e KYP tornam-se mais comuns e acessíveis.
Normas de compliance, para muitos, dificultam os processos de contratação de funcionários e fornecedores – um mal necessário. Contudo, a tecnologia possibilita que muitas dessas análises de KYE e KYP sejam realizadas de maneira completamente eletrônica e automática, em questão de segundos, através do cruzamento de dados através de APIs, bancos digitais, listas atualizadas em tempo real e outros.
Na verdade, não. As práticas de Know Your Employee (KYE) e Know Your Partner (KYP) também vêm ganhando corpo como forma de evitar fraudes e desfalques, especialmente dentro de empresas e corporações. A maioria das fraudes na iniciativa privada, a despeito de envolver clientes e entes externos ou não, geralmente conta com participação ativa de funcionários e parceiros e fornecedores, ou pelo menos algum grau de facilitação por essas partes.
Normas internas de compliance em grandes empresas e companhias de capital aberto, por exemplo, já incluem pesadas políticas de admissão e contratação e de cadastro e qualificação de fornecedores, entre outros. Contudo, fraudes não ocorrem apenas em gigantes, e políticas de KYE e KYP tornam-se mais comuns e acessíveis.
Normas de compliance, para muitos, dificultam os processos de contratação de funcionários e fornecedores – um mal necessário. Contudo, a tecnologia possibilita que muitas dessas análises de KYE e KYP sejam realizadas de maneira completamente eletrônica e automática, em questão de segundos, através do cruzamento de dados através de APIs, bancos digitais, listas atualizadas em tempo real e outros.
• Implementar um CIP (Customer Identification Program): O CIP, ou “Programa de Identificação de Consumidores”, na sigla em inglês, ajuda a mitigar riscos em transações comerciais, provendo recursos para cortar o relacionamento com consumidores que possam estar envolvidos em atividades ilícitas.
• Usar o CDD para fazer uma análise de riscos: Outro termo em inglês, CDD significa “Customer Due Diligence”. A “due diligence” é um processo de estudo, análise e avaliação detalhada de informações. Neste caso, ele é direcionado para levantar todas as questões relativas ao cliente e identificar o grau de risco e de confiança nele.
• Implementar um processo de monitoramento contínuo: Além de criar rotinas de atualização de cadastro, é preciso implementar um processo de análise contínua das movimentações, volumes de compras/vendas e perfil de risco. Como deu para notar, todas essas informações servem para atender às exigências legais e prevenir fraudes, mas também podem ser usadas para aprimorar o relacionamento com o cliente e o leque de ofertas a serem oferecidas a ele.